Eerder informeerden wij u over het feit dat Pool Service Avalanche gaat vervangen door TrackOnline. Middels dit bericht houden wij u op de hoogte van de voortgang en relevante aspecten rondom deze wijziging.
Testfase succesvol afgerond
TrackOnline is de afgelopen maanden functioneel integraal getest. Wij zijn blij om te melden dat de tests succesvol zijn verlopen en dat we doorgaan naar de volgende fase: het schaduwdraaien. In deze fase testen we de functionaliteiten van het systeem op grote schaal aan de hand van een kopie van echte leveringen, orders, voorraden en saldo’s. Aannemende dat deze fase succesvol wordt afgerond, gaan we de voorbereidingen starten om op 23 oktober live te gaan.
Voor de huidige Avalanche gebruikers wordt er eind week 41 instructiemateriaal voor TrackOnline beschikbaar gesteld. Verder betekent de overgang van Avalanche naar TrackOnline het volgende:
- In week 42 ontvangen de huidige Avalanche gebruikers een uitnodiging vanuit TrackOnline om inloggegevens aan te maken in TrackOnline. Mocht u geen uitnodiging ontvangen, laat het ons dan weten via onderstaand emailadres.
- Vrijdag 20 oktober vanaf 17.00 zal het Avalanche systeem afgeschakeld worden. Dat betekent dat er vanaf dat moment geen toegang meer is tot Avalanche. Dit is nodig om de data correct en compleet te migreren van Avalanche naar TrackOnline.
- Vanaf maandag 23 oktober vanaf 07.00 is TrackOnline beschikbaar en kunt u inloggen.
Leveranciers, wat betekent dit specifiek voor u?
- Leveringsinformatie kan gewoon doorgegeven blijven worden; dat wordt afgevangen aan de kant van Pool Service. Vanaf maandag 23 oktober 14.00 komt de leveringsinformatie in TrackOnline beschikbaar en wordt kort daarna voor u zichtbaar.
- Wij vragen u om uw orders tot en met dinsdag 24 oktober uiterlijk vrijdag 20 oktober 17.00 in Avalanche te plaatsen.
- Maandag 23 oktober vanaf 07.00 is TrackOnline beschikbaar en kunt u inloggen. U kunt vanaf dat moment uw orders en saldo’s inzien.
- Vanaf maandag 23 oktober 14.00 wordt het voor u mogelijk om nieuwe orders te plaatsen in TrackOnline voor ophalen vanaf woensdag 25 oktober conform de bekende spelregels.
- Indien u spoedorders heeft (voor ophalen tot en met maandag 23 oktober) kunt u op reguliere wijze telefonisch contact opnemen met Pool Service.
- In het weekend van 21 oktober is de Pool Service consignatiedienst (0570 – 667 140) beschikbaar zoals u gewend bent.
- Tot slot willen wij vragen om alle openstaande transacties zoals contractuitgiftes of inleveringen afgerond en afgesloten te hebben in Avalanche.
Retail Depots, wat betekent het specifiek voor u?
- Het laatste moment om in Avalanche voorraden in te voeren is vrijdag 20 oktober uiterlijk 08.00.
- Let op: Voorraden dienen in TrackOnline ingevoerd te worden op maandag 23 oktober tussen 07.00 en 08.00. Deze eerste keer is er dus maar 1 uur beschikbaar om de voorraadstanden in te voeren.
- Het laatste moment om in Avalanche uitgiftes te bevestigen is vrijdagmiddag 20 oktober 17.00. Wij verzoeken u alles te hebben bevestigd voor die tijd.
- Aangezien Avalanche niet meer beschikbaar is vanaf vrijdagmiddag 20 oktober 17.00, is het aan te raden om de uitgifteplanningen van 20 t/m 23 oktober uit te draaien of op te slaan.
- Vanaf maandag 23 oktober vanaf 07.00 is TrackOnline beschikbaar en kunt u inloggen.
- Het bevestigen van uitgiftes in TrackOnline kan gedaan worden vanaf maandag 23 oktober 14.00.
Wij willen u vragen om dit bericht te delen met de relevante personen en afdelingen in uw organisatie zoals de Operatie, IT en Financiën. Mochten er vragen zijn dan kunt u deze stellen via orderentry@pool-service.nl.
Met vriendelijke groeten,
Team Poolservice
